Registres dématérialisés : Atouts pour les collectivités et citoyens ?

L’avènement des outils technologiques a révolutionné plusieurs secteurs, dont le secteur administratif. Grâce à des techniques diverses, ils ont simplifié les différentes tâches connexes de ce domaine. Parmi ces nombreuses techniques figure la dématérialisation des registres. Quels sont les atouts de cette technique pour les citoyens ? Découvrez la réponse dans le corps de cet article.

Qu’est-ce que la dématérialisation des registres ?

La dématérialisation de registre est un processus qui permet de ramener des fichiers papiers ou matériels sous un format numérique. Selon le mode de dématérialisation choisi, il permet de rendre numérique, tous les supports papier d’une entreprise. Ainsi, capbloc propose plusieurs modes, axés sur une gestion efficace de vos registres. En réalité, afin de garantir l’intégrité des documents, la loi autorise depuis 2019, la dématérialisation de certains registres de décisions. Ce sont :

• Le registre des décisions collectives d’associés pour les SARL et EURL ;
• Le registre des décisions collectives d’actionnaire dans les SAS et les SASU ;
• Le registre des délibérations du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ;
• Le registre des délibérations des assemblées obligatoires et des assemblées titulaires ;
• Le livre des recettes et le registre des achats pour les commerçants relevant du régime fiscal du micro-entrepreneur ; etc.

Par ailleurs, la certification des registres, procès-verbaux doit être fait par signature électronique.

Elle doit être certifiée et associée à un seul signataire, reconnaissable, et qui peut la gérer via n’importe quelle plateforme.

Conformément à l’article R221-3 du code du commerce, les procès-verbaux doivent être datés de façon électronique par un moyen d’horodatage afin d’être considérés comme preuve.

Quels sont les avantages du processus de dématérialisation ?

Le processus de dématérialisation vous offre plusieurs avantages. Entre autres avantages, vous avez :

• Le gain de temps ; L’accessibilité et une gestion plus efficiente des documents et données ;
• La sécurisation du patrimoine documentaire de votre entreprise dans un référentiel unique ;
• La facilité de partage et de diffusion de document, quel que soit votre emplacement ;
• Des données structurées ;
• Les alertes automatiques lors d’une intrusion ;
• La réception plus rapide des informations à traiter ;
• L’amélioration de la productivité de l’entreprise ;
• Le gain considérable sur l’économie de l’entreprise, etc.

Qu’en est-il des collectivités et citoyens ?

Les sociétés civiles, petites et moyennes entreprises et les commerciales sont elles aussi interpellées par la dématérialisation de leurs fiches, factures, documents, etc. Ainsi, le livre des recettes, et le registre des achats peuvent être tenus sous forme numérique. Plusieurs de ces privés et particuliers approuvent cette technique. Elle permet à travers la GED (gestion électronique de documents) d’archiver et de garder dans un coffre numérique vos documents. Vous évitez les risques de perte, les cambriolages, les incendies ou encore les dégâts des eaux, etc. C’est ainsi que 2 Français sur 3 adoptent depuis lors cette technique salutaire dont ils profitent énormément.

En somme, forte des avantages qu’elle recouvre, la dématérialisation constitue de nos jours une démarche qui devra être entreprise par toutes les sociétés pour lutter contre le gaspillage des ressources et du temps. Elle est un grand atout pour les collectivités et les citoyens.